quinta-feira, 26 de abril de 2012

Dr. Planilha: Como Usar o PROCV no #Excel #dica

Percebo que são poucos os que se utilizam deste recurso valiosíssimo das planilhas e que pode ser aplicado a uma série de diferentes tipos de aplicações.

Usarei como exemplo o seguinte problema: Como consultar rapidamente o preço atualizado de um produto através de seu código? Para desenvolvermos esse exemplo, imagine que temos a seguinte situação, uma pasta para fazer a consulta com uma interface bem símples, apenas um lugar para informar o código, outro para exibir o nome do produto e outro para exibir o preço, conforme ilustrado abaixo:


A célula B2 será alimentada manualmente com o código para o qual desejamos realizar a consulta, as células B3 e B4 serão preenchidas automaticamente utilizando a fórmula do PROCV.

Renomeie esta primeira pasta com o nome CONSULTA e mais uma pasta com o nome TABELA DE PREÇO, conforme a ilustração abaixo:


A pasta CONSULTA vai ser usada pelo vendedor para pesquisar o preço atualizado, a pasta TABELA DE PREÇO conterá nossa tabela de produtos com todas as informações que desejamos.

A seguir, vamos montar manualmente uma tabela de preços para utilizarmos em nosso exemplo. Eu vou considerar que nossa tabela possui apenas 3 informações - Código, Descrição e Preço - no entanto, na sua aplicação ela poderá ter a quantidade de informações que for necessário. Nossa tabela de preços ficará da seguinte forma:


Agora vamos à mágica. Volte para a pasta CONSULTA e informe na coluna B3 a seguinte fórmula, conforme ilustrado abaixo:

=PROCV(B2;'TABELA DE PREÇO'!A2:C5;2;FALSO)

Vamos entender essa fórmula:
  • O primeiro parâmetro (B2), é o que determina o que você quer pesquisar lá na tabela de preços, ou seja, o código do produto. 
  • O segundo parâmetro ('TABELA DE PREÇO'!A2:C5) determina onde a pesquisa ocorrerá, quer dizer, você informará aqui qual o intervalo onde estão os dados os quais deseja realizar a pesquisa.
  • O terceiro parâmetro (2) indica em que coluna de sua tabela está o valor que deseja que seja retornado, em nosso caso, a segunda coluna da pasta TABELA DE PREÇOS (coluna B, ou Descrição).
  • O quarto parâmetro serve para dizermos se nossa pesquisa é exata ou aproximada. Resumindo quer dizer que se você preencher com FALSO, significa que a pesquisa é exata, se for VERDADEIRO, sua pesquisa será aproximada. A pesquisa exata retorna N#D se não encontrar exatamente o valor informado, a pesquisa aproximada poderá retornar um valor mais parecido com o que você informou.
Esta primeira fórmula retornará a descrição do produto na célula B3 da pasta CONSULTA. A lógica para a pesquisa do preço é a mesma, com uma pequena mudança, o terceiro parâmetro. Alimente então na célula B4 da pasta CONSULTA a seguinte fórmula:

=PROCV(B2;'TABELA DE PREÇO'!A2:C5;3;FALSO)

Está feito, agora é só fazer o teste, veja como ficaria o resultado se você pesquisar pelo código 3, por exemplo:


Observe que se você não informar nada na célula B2 da pasta CONSULTA, o resultado que aparecerá nas células B3 e B4 é "N/D", isso porque é como se ele estivesse tentando pesquisar na tabela pelo código VAZIO e, como não encontra nenhum produto com esse código, ele retorna o valor NÃO DEFINIDO (N/D).

Essa fórmula tem variações e aplicações mil, em outra oportunidade postarei mais dicas e formas de usá-la.

Planilhas usadas no exemplo:

Um grande abraço do Dr. Planilha!


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