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Dr. Planilha: Como criar um menu para acessar outras planilhas e arquivos no #Excel

No final de semana recebi uma pergunta no Facebook da Ana Paula da C. Pereira se seria possível montar uma espécie de "planilha centralizadora" que apresente um menu de onde o usuário teria acesso à todas as outras pastas e arquivos relacionados.

Bom Ana Paula, não só é possível, como é um recurso bastante comum e muito fácil de implementar em qualquer ambiente de trabalho. Vou descrever rapidamente como fazer isso na prática.

Nosso menu será basicamente composto de "Formas Prontas" como retângulos, triângulos, smiles, setas, balões, etc. As telas que mostrarei como exemplo foram feitas no Excel 2010, no entanto, esse recurso está disponível também nas versões 2003 e 2007.

Passo 1: Inserir um objeto gráfico para cada planilha/arquivo.
Neste primeiro passo, insira 3 objetos gráficos e insira o texto "Plan2", "Plan3" e "Arquivo Externo" em cada um deles, nessa ordem. Nossa planilha deverá ficar como a figura abaixo:

No meu exemplo inseri diferentes tipos de objetos justamente para ficar claro que podemos usar o formato que desejarmos, mas é mais comum que se utilize objetos que lembrem botões.

Passo 2: Conectar um objeto gráfico com planilhas internas.
Em meu exemplo inseri 3 objetos gráficos e, nesse passo, conectarei o objeto chamado "Plan2" com a planilha "Plan2" deste mesmo arquivo onde está o menu.

Para tanto, após inserir o objeto, clique com o botão direito nele e, em seguida, na opção "Hiperlink", para abrir o diálogo "Inserir hiperlink", onde faremos a conexão do nosso objeto gráfico com uma planilha deste mesmo arquivo.

Na janela que se abre, selecione a opção "Colocar neste documento", à esquerda da janela. Em seguida selecione a planilha para a qual deseja fazer a conexão. No meu exemplo, "Plan2". O campo "Digite a referência de célula" serve para dizermos para que célula queremos ir da "Plan2" após clicarmos no objeto gráfico. Feito isso é só clicar no botão "OK" para confirmar.

Passo 3: Conectar um objeto gráfico com arquivos/planilhas externas.
Como nem sempre nossas tabelas estarão em um único arquivo, o passo 3 mostrará como conectar nosso objeto gráfico a um arquivo ou planilha externa, lembrando que podemos conectar com qualquer tipo de arquivo, não só Excel. Poderíamos conectar a um documento PDF, por exemplo.

Clique com o botão direito no 3º objeto com o texto "Arquivo Externo" e em seguida em "Hiperlink" para que se abra novamente a janela "Inserir hiperlink". Do lado direito desta janela marque a opção "Página da Web ou arquivo existente", localize o arquivo desejado, selecione-o e em seguida clique no botão "OK" para confirmar.

Espero que isso lhe dê inspiração para construir sua própria planilha centralizadora Ana Paula. Se houver alguma dúvida, sinta-se a vontade para postar comentários, responderei assim que possível.

Um grande abraço do Dr. Planilha!

Comentários

  1. Nesse caso de usar hiperlink já conheço e inclusive criei uma pasta com arquivos para gerenciamento de pessoal, onde entro em um arquivo de funcionários e tenho acesso a toda a documentação e ocorrências. Só gostaria de saber se tem como eu colocar isso em um menú principal, onde seleciono o funcionário e entro no arquivo dele, sem ser pelo excel, tipo a abertura de um programa qualquer usando ou não uma macro....só pra ficar bonitinho....tem como?

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  2. e se for uma planilha de gráfico? como faz? pois assim ele não aceita, nem aparece a planilha na lista.

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