sábado, 9 de março de 2013

Dr. Planilha: Como Calcular Dias Úteis Totais, Passados e Restantes no #Excel

Vou ensiná-los hoje de uma forma bastante simples como usar as funções DIATRABALHOTOTAL() e HOJE() para calcular o total de dias úteis de um período, visualizando também os dias que já se passaram e os que ainda restam, para este mesmo período.

Vamos à ação!

Consideremos o seguinte problema:

Tenho um relatório no Excel com os números diários de vendas e outro mensal, onde posso ver facilmente os resultados do mês corrente. O objetivo deste relatório é gerencial, ou seja, o gerente de vendas irá monitorar diariamente os números realizados, comparando-os com as metas projetadas e definindo estratégias para os próximos dias, considerando o tempo restante para terminar o mês.

Nosso relatório mensal está todo automático, ou seja, calcula os valores totais de vendas usando como base os números do relatório mensal, no entanto, o número de dias úteis totais e restantes ele está calculando na mão, olhando para o calendário e contando os dias no dedo.

Para criarmos uma fórmula que resolve esse problema, abriremos mão de duas funções bem fáceis de serem usadas do Excel, DIATRABALHOTOTAL() e HOJE(). Antes de mais nada, vou descrever rapidamente como funcionam as duas funções e qual seu principal objetivo.

DIATRABALHOTOTAL()
Esta função, dadas uma data inicial e uma final, calcula a quantidade de dias úteis entre estas duas datas, ou seja, ela elimina automaticamente os finais de semana. Além disso, um terceiro parâmetro permite especificar outros dias para os quais não haverá expediente na empresa, como feriados, por exemplo. Em nosso problema consideraremos apenas o uso da função sem o terceiro parâmetro de feriados. Exemplo de uso da função:

A1 é igual a 01/03/2013
B1 é igual a 31/03/2013

=DIATRABALHOTOTAL(A1;B1)  --> 21 dias úteis (dias totais do mês sem sábados e domingos)

HOJE()
Esta função retorna a data de hoje, sem mais. Será útil para calcularmos o tempo já decorrido. Exemplo de uso:

=HOJE()   --> "09/03/2013" (data de hoje)

Vamos à solução propriamente dita. Para facilitar a compreensão de todos, detalharei ao máximo.

Adicionaremos agora algumas informações novas ao nosso relatório, respectivamente nas colunas A, B, C, D e E:

A2 = Início: será preenchido manualmente com o primeiro dia do mês corrente
B2 = Fim: será preenchido manualmente com o último dia do mês corrente
C2 = Dias Úteis (Totais): dias úteis total entre as duas datas
D2 = Dias Úteis (Corridos): dias úteis que já passaram entre as duas datas
E2 = Dias Úteis (Restantes): dias úteis que ainda restam entre as duas datas

Importante saber que como referência para calcular quantos dias já correram, usaremos sempre a data atual do dia, calculada automaticamente pelo Excel através da função HOJE(). Se o calendário do computador estiver incorreto, esses dados também estarão.
Muito bem, o próximo passo é estimar a quantidade total de dias úteis neste período.

C2 = DIATRABALHOTOTAL(A2;B2)

Fácil, como já mostrado no exemplo acima do uso da fórmula DIATRABALHOTOTAL(). Depois disso, vamos ver quantos dias úteis já correram dentro deste período, confira abaixo.

D2 = DIATRABALHOTOTAL(A2;HOJE())

O segredo aqui é alterar o período para o qual queremos calcular a quantidade de dias úteis, para isso trocaremos a data fim para a data de hoje, usando a função HOJE().

Calcular os dias restantes ficou fácil, senão vejamos.

E2 = C2-D2

Ou seja, é só diminuir os dias úteis corridos do total de dias úteis calculados.

Está feito! Simples, não?

Disponibilizo ainda um exemplo abaixo para download para aqueles que ainda sentirem alguma dificuldade para usar as funções.

Excel 2003
Excel 2007/2010

Um grande abraço do Dr. Planilha!


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