sábado, 6 de abril de 2013

Dr. Planilha: Modelo para criar um índice para as planilhas de uma pasta do #Excel

Disponibilizarei para vocês um modelo de planilha muito interessante e útil, especialmente para aqueles que trabalham com grandes pastas do Excel, contendo várias planilhas. Ele foi desenvolvido por um colega de trabalho que, gentilmente, cedeu a versão original para que fosse postada e distribuída livremente aqui no blog. A seu pedido, seu nome não será mencionado, apenas as iniciais TMS.

Em resumo, trata-se de uma planilha que gera um índice automático de todas as planilhas existentes em uma pasta do Excel. Além disso, através do índice você pode ocultar ou reexibir rapidamente qualquer uma das planilhas, basta marcar com um X e clicar no botão.

A seguir explicarei como ela funciona e como aplicar ela nas suas pastas do Excel já existentes.
A partir dessa imagem podemos entender seu mecanismo.

Vou explicar o que fazem esses dois botões.

ATUALIZAR A LISTA
Este é o primeiro botão que você irá clicar logo depois que copiar essa planilha para sua pasta do Excel. A função desse botão é a de limpar o conteúdo das colunas A e B da planilha Índice e preencher novamente com os nomes corretos das planilhas da sua própria pasta do Excel. Assim que ele preencheu o nome das planilhas na coluna A (em ordem alfabética), ele preencherá a coluna B colocando um X para as planilhas que estiverem visíveis e vazio para aquelas que estiverem ocultas.

O resultado final é que você terá uma lista contendo o nome de todas as suas planilhas em ordem alfabética, indicando as que estão e as que não estão ocultas através de um X na coluna B, chamada de VISÍVEL.

Sempre que você tiver que adicionar planilhas ou renomear alguma das existentes, basta clicar neste botão para que o índice seja atualizado.

APLICAR VISIBILIDADE SELECIONADA
O nome é bem sugestivo. Ao clicar neste botão, todas as planilhas que estiverem no índice marcadas com X serão reexibidas e as que não estiverem marcadas, serão ocultadas. Simples assim.

Em resumo o funcionamento da planilha é este.

Agora importante, para copiar essa planilha para sua própria pasta do Excel e poder usar corretamente, não basta selecionar o conteúdo e colar em uma planilha em branco. Será necessário copiar a planilha inteira, usando a opção "Copiar/Mover" planilha. Como sei que alguns leitores podem não conhecer esse procedimento, explicarei a seguir.

COMO COPIAR A PLANILHA PARA SUA PASTA DO EXCEL
1. Abra a pasta do Excel disponibilizada pelo Dr. Planilha e também a sua própria pasta do Excel.
2. Clique com o botão direito do mouse exatamente no nome da planilha "Índice" e, no menu que se abre, clique na opção "Mover ou Copiar".
3. Na tela que se abre, marque a opção "Criar uma cópia", depois em "Para a pasta", selecione a sua pasta que já deve estar aberta. No meu exemplo, a pasta destino chama-se "Pasta 1".
4. Clique no botão OK para realizar a cópia.

Agora você já pode começar a usar a planilha "Índice" na sua própria pasta do Excel com todas as suas planilhas de trabalho.

Esta é uma versão bastante simples, que pretendo melhorar nas próximas versões, quem sabe adicionando alguns novos recursos e melhorando sua interface e design. Por isso, se tiver alguma sugestão para melhorá-la, não deixe de postar seus comentários.

Para fazer o download nas versões do Excel 2003 e Excel 2007/2010, seguem os links abaixo:

Excel 2003
Excel 2007/2010

Um grande abraço do Dr. Planilha!

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